Feedback von Steinbeis zu den formulierten Herausforderungen (Stand: 13.05.2017)

Die aktuellen Herausforderungen sind:

Viel zu knappes Entwicklungsfenster und darüber hinaus Zeitverzug um Monate.

Steinbeis: Wir müssen die Workshopkonzepte bis Ende Mai nicht zu 100% ausgearbeitet haben. Es ist allerdings so, dass wir dem Koordinator zeigen müssen, dass wir dran sind. Insoweit sollten wir alles daran setzen, erste Drafts aufzusetzen.

Wegfall eines WS Themas (Lasercutter) → Neubeginn → Bei 0

Steinbeis: Priorität haben das Laserlabyrinth und der Heliostat. Was den dritten Workshop betrifft, kann dieser momentan zurückgestellt werden, wir können an der Stelle gut argumentieren, dass wir im Rahmen einer intensiven fachlichen Diskussion zu dem Entschluss gekommen sind, dass der Lasercutter aus diversen Gründen nicht wie geplant umsetzbar ist. Gut wäre es, wenn wir hinsichtlich des dritten Workshops ebenfalls bis Ende Mai eine erste „concept note“ hätten, die wir mitschicken könnten.

Die 'Teams' sind eigentlich Einzelkämpfer → hinter jedem Projekt steht meist nur ein Macher.

Steinbeis: Wir schlagen vor, dass wir mit den WS-Verantwortlichen zeitnah jeweils ein Treffen arrangieren. Diesbzgl. können, muss der Vorstand aber nicht dabei sein (dass das Vorstandsamt oftmals leider sehr zeit- und kräftezehrend ist kenne ich als Vereinsvorsitzender leider nur zu gut). Bei diesen Treffen sollte das betreffende Objekt montiert werden. Steinbeis-Mitarbeiterinnen würden die einzelnen Montageschritte fotografisch dokumentieren und sie in ausformulierter Form in die WS-Anleitung einbinden, welche im Nachgang durch uns ins Englische übersetzt wird. Fotos & Arbeitsdokumentation bilden die Grundlage für den Aktivitätsreport der -in erster Fassung- bis Ende Mai bei der KOM eingereicht werden muss. Das Ganze sollte für den betreffenden WS-Verantwortlichen nicht mehr als einen Nachmittag benötigen.

Lt. Hochrechnung, unter Berücksichtigung der jüngeren TN und deren erhöten Betreuungsaufwands, benötigen wir ca. 43,5 Tutoreneinsätze (WS Leiter und Helfer, ohne CP!) - Aktuell bekommen wir nicht mal die Hälfte zusammen (Vielleicht 10-15%).

Die WS haben, spätestens mit Vor- und Nachbereitung einen Zeitaufwand von 1-1,5 Tagen, diese fallen bei Zusammenarbeit mit Schulen/Firmen und Steinbeis in die üblichen Schul- / Bürozeiten. Auch wir sind berufttätig.

Unsere Räumlichkeiten geben nur 8 TN pro Workshops her → Starke Granularität, zu viele WS, nicht möglich.

Steinbeis: Ideal wäre es, wenn wir alle TN über das FabLab schleußen könnten. Es ist ja gerade das Ziel, das FabLab bekannter zu machen. Letzteres geht freilich am Besten, wenn man einmal bei Ihnen gewesen ist und die Möglichkeiten vor Ort kennengelernt hat. Insoweit wäre es ideal, wenn es z.B. 14-tägig einen fixen Termin für eine „PhabLab4.0-Werkstätte“ gäbe, im Rahmen derer diese Workshops z.B. in der Zeit von 14-18 Uhr abgehalten würden. Das Ganze läuft vereinsintern unter dem Stichwort „aktive Mitgliederwerbung“.

Bei den Minderjährigen müssten Aussichtspflichtige (Elternteil) dabei sein → doppelte Anzahl Personen.

Steinbeis: dies klären wir z.B. mit dem Fablab Berlin, auch am Projekt beteiligt.

Auch zeitlich können wir unseren Mitgliedern keine erhöhte Werkstattblockade zugunsten von WS zumuten → nur noch eingeschränkte Werkstattnutzung möglich.

Steinbeis: Vorschlag: WS am Nachmittag und unter der Woche z.B. für Schulen/SchülerInnen anbieten

Externe Räumlichkeiten haben kein Werkzeug, keinen Laser → benötigen starke Vorbereitung, z.b. Vorlasern von Teilen (was dem WS den Charm des Laserns nimmt).

Steinbeis: würde das trotzdem als Plan B in Frage kommen?
(NB: die Räumlichkeiten von Steinbeis können aber nicht für Durchführung von WS zur Verfügung gestellt werden.)

Externe Räumlichkeiten kosten Geld und bedeuten Organisationsaufwand → Das Projekt gibt das weder für Raummiete noch für die Bezahlung von z.B studentischen Helfern her. Schon gar nicht das Risiko das evtl. Tragen zu müssen.

Die Fremd-WS bekommen wir in Englisch zurück und müssen die mindestens für die jüngeren TN ins Deutsche übersetzen.

Steinbeis: Steinbeis kümmert sich um die Rückübersetzung der FremdWorkshops, genauso wie um die Übersetzung der eigenen WS-Anleitungen vom Deutschen ins Englische.

Bindung der meisten ehrenamtlichen Resourcen über Jahre (25Monate), auch die der Vereinsführung → keine Zeit für Suche/Umzug in neue Räume, gerade die fehlen uns wieder beim Durchführen von Kursen.

Wir sind kein Teil einer Uni mit Zugriff auf studentischen Arbeiten oder ein Lab mit fest angestellten Helfern. Die Mitglieder arbeiten mit, weil es Spass macht - anders nicht.

Persönliches Add(Ralf): Seit meinem Amtsantriff am 8.4 (2,5 Wochen) habe ich um die 80-90h in das Fablab investiert. Ein Grossteil davon in Phablabs (80%), dies erzeugt einen erhöhten Stresspegel, auch im Umgang mit Leuten und ich kann und will das in der Zukunft nicht leisten. Viele wichtige Themen des Labs bleiben auf der Strecke, z.B. Übergaben von alten Vorstand, suchen nach neuen Räumen, funktionierende IT (wiki,cloud, mail,…), Lab Projekte, nicht mal den Notartermin haben wir bis jetzt geschafft. Geschweige denn, dass wir Kontozugriff und Onlinezugänge hätten, oder mal unsere interen Arbeitsstrukturen oder Aufgaben besprochen hätten. Ich sehe nicht, wo uns das Projekt da irgendwie hilft, im Gegenteil es 'erwischt' uns zum denkbar schlechtesten Zeitpunkt…

Fremd Challenger stehen nicht im Vertrag

Steinbeis: Die Durchführung von eigenen und fremd Challenger Themen ist im Projektantrag beschrieben: Siehe z.B. pg. 14 ‘III Roll out phase’ oder pg. 28 Figure 7: ‘Overview of the 3 major phases in the PHABLABS 4.0 project‘ WP2- Phase III.
Im Vertrag (siehe S. 117) zwischen dem Fablab Karlsruhe und der Fablab Factory ist folgendes vereinbart:
- Test a challenger project with 30 attendees in total.
Die 30 TN entsprechen der Durchführung von zwei Challenger Themen mit je 15 TN. In der Testing Phase wird das eigens entwickelte Challenger Thema mit 15 TN durchgeführt und in der Roll Out Phase das Fremd Challenger Thema mit 15 TN.

Die Materialkosten aller Projekte sprengen den 32 EUR Rahmen (nach aktuellem Stand und voraussichtlich). Dabei sind die Laserkosten, Druckkosten, Baumarktmaterial nicht mal eingerechnet (Also all das nicht, was ein Fablab vor Ort hat oder besorgt → siehe 13b).
Lösungen:
Geld von den Teilnehmern verlangen → weniger Teilnehmer
Ein Bausatz für mehrere Teilnehmer → Konfliktpotenzial

Steinbeis: Geld von den Teilnehmern zu verlangen ist in Ordnung - welcher Betrag wäre aber akzeptabel? Wahrscheinlich sollte man z.B nicht 10 Euros/TN überschreiten, oder? Zukünftig (nach Ende des Projektes) werden sowieso Teilnehmergebühren erobert werden, die man aber z.B. mit Sponsoren reduzieren kann.

Wenn die Laserkosten (erwartungsgemäß, da nicht Teil des Bausatzes) nicht erstattet werden kostet uns das pro Bausatz 25+8,5 EUR (Laser Zeit+Material) → 33,50 EUR → 20 Bausätze/WS → 670EUR/WS → 3WS → 2010 EUR Miese alleine für das Laser Labyrinth Projekt → das heisst, um das Aufzufangen müssen wir pro TN bzw Bausatz 33,50 EUR Kursgebühr verlangen. (Die Zahlen orientieren sich an der Materialliste des LaserLabyrint Projektes)

Lösungen:
Kostenübernahme
full stop

Steinbeis: Vorschlag um WS (Laser Labyrinth) Kosten einzusparen und auch um die Übertragbarkeit/Andwendbarkeit des WS auf andere Fablabs zu gewährleisten:
- Reduzierung der Anzahl an Laser Labyrinthen, die während eines WS erstellt werden = Ein Bausatz für mehrere TN, was vorab klar an die TN kommuniziert werden muss. –> Lösung um Kosten zu reduzieren (sowohl Bausatz Eyest/ Fablab Factory als auch Laserkosten)
- Vorschlag: 2-4 Bausätze während eines WS (von 4 Std) erstellen, damit max. 2 Std am Lasercutter gearbeitet wird
- Der komplette Spielsatz könnte im Nachgang an eine Schule gegeben werden oder an einzelne TN (die z.B. durch ein Losverfahren ausgewählt werden, andere TN erhalten z.B. kleine gelaserte Teile)

Steinbeis: zum Thema Kostenübernahme wäre eine Möglichkeit (während des PHABLABS4.0 Projekts), dass wir wie vorgeschlagen die Anzahl an Bausätze so reduzieren, dass insgesamt ca. 32 Euros (Toolkit + Laserkosten) pro TN nicht überschritten werden. Dafür muss man die Kosten durch ca. 3 dividieren. Da das Budget für die Toolkits während der Testphase des Projektes bei EYEST/Fablabs Factory liegt, können wir (Steinbeis) diese Projektpartner fragen, ob Sie die Laserkosten zurückerstatten würden, vorausgesetzt, dass eben insgesamt (Toolkit + Laserkosten) 32 Euros/TN nicht überschritten werden.

4000 EUR - Abrechnung in Schritten (hatten bereits Auslagen)

Steinbeis: 4000 EUR für Verbrauchsmaterialien für die Entwicklung der 3 WS

Lieferung von Bausätzen - ab wann sind diese nach unseren Materiallisten für erste WS bestellbar ?

Steinbeis: erster Entwurf der Materialliste (Laser Labyrinth + Heliostat) wurde am 05.05.17 von Steinbeis an EYEST, Fablab Factory und dem Projektkoordinator geschickt, allerdings müsste die Liste noch finalisiert werden

Vorbereitungszeit: Das Lasern der Teile beim z.B Laser Labyrinth dauert mit Vor-/Nachbereitung pro Bausatz 30 Minuten
30 Minuten → 20 Bausätze/WS → 10 Stunden lasern pro 20 TN WS !! oder
30 Minuten → 8 Bausätze/WS → 4 Stunden lasern pro 8 TN WS !!
Add für Philip: Bei 6x 20er WS macht das 60 zusätzliche Laserstunden → häufigerer Filterwechsel nötig ?

Plus natürlich die schon bestehenden Vorbereitungszeiten wie Orga intern / extern, Aufbau, Abbau, Reinigung, Wartung, …

Steinbeis: siehe Vorschlag unter 13b)

Wir haben nicht das Werkzeug um gleichzeitig 8/10 geschweige denn 20 Bausätze gleichzeitig aufzubauen. Z.B. 10x Werkzeugset (Seidenschneider + Schraubendreher + Messer + Leim + Klebeband + 0,5 Multimeter + …) → 80 EUR → 800EUR Kosten.

Vorschläge zur Lösung !?

Steinbeis: siehe Vorschlag unter 13b)

18 Die Mechanik unseres Lasers liegt in den letzten Zügen und wird sicher nicht die nächsten 24Monate mit den erhöhten Anforderungen der Workshops (siehe Punkt 16) durchhalten. Kostet Geld, aber vor allen viel Zeit. Und es ist mit größeren Ausfallzeiten zu rechen. Summe 2WS pro Thema, 3 WS Themen → 60h Laserzeit → das sind 2,5 Tage (24h) oder 7,5 Arbeitstage (8h) Lasern ohne Pause. Philip: Was ist die aktuelle Gesamtlaufzeit seit Röhrenwechsel ? Update: 1 Jahr → ca. 180h laserzeit → 1/3 Notfallplan: lasersauer_update

19 Einer der vier Projektleiter wird aussteigen (aktuell keine weiteren Infos öffentlich)